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Apoio para Compras e uso dos Recursos FAPESP

Descreve as normas, processos e documentos relativos à execução de projetos de pesquisa com recursos obtidos diretamente pelo servidor, docente ou pesquisador, junto à FAPESP.

Descreve as normas, processos e documentos relativos à execução de projetos de pesquisa com recursos obtidos diretamente pelo servidor, docente ou pesquisador, junto à FAPESP.

A atuação do Apoio Administrativo do NIPE é regulamentado pela Resolução GR-017/2025.

Favor não baixar, copiar ou criar versões paralelas destas instruções, pois podem ser atualizadas.

Índice

Informações Essenciais

Documentos para realização do pagamento

Importação

Compras de Materiais e Serviços Nacionais

Participação em Eventos

Diárias e deslocamentos

Opções para assinatura eletrônica de documentos

Fluxo de atividades para pagamentos em R$

Informações Essenciais

Prazos: Envie as As notas para pagamento após o recebimento dos produtos/serviços, com pelo menos 10 dias úteis de antecedência do vencimento, quando houver. Não cobrimos multas ou juros.

Valor total acima de 10 salários mínimos: Envie 3 orçamentos. Se for um serviço em parcelas, os orçamentos devem ser para o total pago ao fornecedor, mesmo que cada nota seja menor.

Normas FAPESP: Todas as despesas devem seguir rigorosamente as normas de uso de recurso e prestação de contas da FAPESP. Não nos responsabilizamos por despesas fora destas normas.

Compras Online: Evite. Dificilmente as notas de compras online atendem aos requisitos da FAPESP (cliente, número de processo).

Apoio Administrativo: O NIPE fornecerá o apoio administrativo para compras, pagamentos e prestação de contas, mas NÃO REALIZAMOS A MOVIMENTAÇÃO DIRETA DE RECURSOS FINANCEIROS, conforme artigo 8º da Res. GR-17/2025, sendo o acesso aos recursos de uso exclusivo do pesquisador responsável.

Pesquisador Responsável: Com a publicação da Res. GR-17/2025, o pesquisador responsável está diretamente integrado ao processo de pagamentos das despesas, consulte o tópico Fluxo de Atividades para Pagamentos em R$.

Documentos para realização do pagamento

Enviar por e-mail:

  • Confirmação de Recebimento do material/serviço (no texto do e-mail);
  • De qual equipe é a despesa (no texto ou título do e-mail);
  • Nota Fiscal; 
  • Boleto ou dados bancários para pagamento; 

Se for reembolso de despesa, enviar também:

  • Comprovante de Pagamento;
  • Dados Bancários para reembolso;

Importação

Providencie os documentos para importação e envie à equipe financeira do projeto.

A equipe fará a solicitação no sage e a importação será realizada diretamente pela FAPESP, https://fapesp.br/importacao/.

Serão necessárias 3 proformas invoices, contendo todas as informações exigidas pela fapesp no link acima, item 1.4 e o preenchimento do Formulário de autorização de importação, exigido no item 1.3.

Compras de Materiais e Serviços Nacionais

Todas as compras devem seguir as Normas FAPESP para uso de recursos.

Todas as notas fiscais de materiais e serviços devem ser emitidas em nome do Pesquisador Responsável junto à FAPESP, costando o número do processo, conforme Portaria FAPESP nº 137/2023.

Cabe a cada comprador a seleção de fornecedor, atendendo às orientações do item 2.5 das normas acima.

O fornecedor deve emitir Notas Fiscais eletrônicas.

O pagamento de material/serviço só ocorre após a entrega, mediante nota fiscal e confirmação de recebimento. Em exceções, o interessado pode pagar e solicitar reembolso, que será efetuado após a confirmação da entrega e cumprimento das demais obrigações.

A equipe financeira devolverá, sem pagamento, todas as notas emitidas com informações irregulares.

Inscrições e Participações em Eventos

Os comprovantes são em nome do participante e não precisam constar o número do processo FAPESP.

Envie para a equipe financeira:

  • Comprovantes de inscrições;
  • Comprovante de pagamento;
  • Comprovante de particição no evento;

Diárias e deslocamentos

Envie para a equipe financeira:

  • Documento que comprove a viagem no período (passagens, declaração de afastamento da Instituição, declaração da instituição visitada, etc.).
  • Recibo de diárias, conforme abaixo:
    • a) Para o pesquisador responsavel, utilize o Modelo 3;
    • b) Para os demais membros da equipe, utilize o Modelo 4;

Opções para assinatura eletrônica de documentos

Fluxo de atividades para pagamentos em R$

Fluxo pagamentos fapesp

Atores do Processo:

Solicitante: um membro da equipe do projeto, responsável pela aquisição do material / serviço.

Apoio Administrativo: a equipe do NIPE que assessora o projeto.

Executor: O pesquisador responsável.

Descrição das etapas:

Solicitante: Envia solicitação de despesa, por e-mail para o apoio administrativo, com a descrição e documentos;

Apoio: Confere documentos e insere despesa no controle financeiro (Ponto de verificação 1);

Apoio: Solicita liberação de recursos à FAPESP. A partir desta solicitação, os recursos ficam disponíveis ao executor em 2 dias úteis;

Apoio: Agrupa demandas, enviando os pedidos, com as informações da análise financeira ao executor em um cronograma pré-estabelecido (diário / semanal, etc.) e orientações bancárias;

Executor: Avalia Despesa, quanto ao mérito da solicitação (Ponto de verificação 2);

Executor: Realiza o pagamento, com o cartão BB Pesquisa, via site ou aplicativo do Banco do Brasil;

Executor: Envia o comprovante ao apoio administrativo;

Apoio: Salva comprovantes e documentos para prestação de contas;

Apoio: Comunica o solicitante sobre o pagamento;

Apoio: Atualiza o status no controle financeiro, com situação de pagamento efetuado;

Apoio: Insere despesas no sistema SAGE;

Com essas etapas concluídas, as despesas ficam disponíveis para o Processo de Prestação de Contas;

Se, em um dos pontos de verificação, a demanda não for aprovada, ela será devolvida ao solicitante, que poderá efetuar as correções necessárias ou cancelar o pedido.

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