Descreve as normas, processos e documentos relativos à execução de projetos de pesquisa com recursos obtidos diretamente pelo servidor, docente ou pesquisador, junto à FAPESP.
A atuação do Apoio Administrativo do NIPE é regulamentado pela Resolução GR-017/2025.
Favor não baixar, copiar ou criar versões paralelas destas instruções, pois podem ser atualizadas.
Índice
Documentos para realização do pagamento
Compras de Materiais e Serviços Nacionais
Opções para assinatura eletrônica de documentos
Fluxo de atividades para pagamentos em R$
Informações Essenciais
Prazos: Envie as As notas para pagamento após o recebimento dos produtos/serviços, com pelo menos 10 dias úteis de antecedência do vencimento, quando houver. Não cobrimos multas ou juros.
Valor total acima de 10 salários mínimos: Envie 3 orçamentos. Se for um serviço em parcelas, os orçamentos devem ser para o total pago ao fornecedor, mesmo que cada nota seja menor.
Normas FAPESP: Todas as despesas devem seguir rigorosamente as normas de uso de recurso e prestação de contas da FAPESP. Não nos responsabilizamos por despesas fora destas normas.
Compras Online: Evite. Dificilmente as notas de compras online atendem aos requisitos da FAPESP (cliente, número de processo).
Apoio Administrativo: O NIPE fornecerá o apoio administrativo para compras, pagamentos e prestação de contas, mas NÃO REALIZAMOS A MOVIMENTAÇÃO DIRETA DE RECURSOS FINANCEIROS, conforme artigo 8º da Res. GR-17/2025, sendo o acesso aos recursos de uso exclusivo do pesquisador responsável.
Pesquisador Responsável: Com a publicação da Res. GR-17/2025, o pesquisador responsável está diretamente integrado ao processo de pagamentos das despesas, consulte o tópico Fluxo de Atividades para Pagamentos em R$.
Documentos para realização do pagamento
Enviar por e-mail:
- Confirmação de Recebimento do material/serviço (no texto do e-mail);
- De qual equipe é a despesa (no texto ou título do e-mail);
- Nota Fiscal;
- Boleto ou dados bancários para pagamento;
Se for reembolso de despesa, enviar também:
- Comprovante de Pagamento;
- Dados Bancários para reembolso;
Importação
Providencie os documentos para importação e envie à equipe financeira do projeto.
A equipe fará a solicitação no sage e a importação será realizada diretamente pela FAPESP, https://fapesp.br/importacao/.
Serão necessárias 3 proformas invoices, contendo todas as informações exigidas pela fapesp no link acima, item 1.4 e o preenchimento do Formulário de autorização de importação, exigido no item 1.3.
Compras de Materiais e Serviços Nacionais
Todas as compras devem seguir as Normas FAPESP para uso de recursos.
Todas as notas fiscais de materiais e serviços devem ser emitidas em nome do Pesquisador Responsável junto à FAPESP, costando o número do processo, conforme Portaria FAPESP nº 137/2023.
Cabe a cada comprador a seleção de fornecedor, atendendo às orientações do item 2.5 das normas acima.
O fornecedor deve emitir Notas Fiscais eletrônicas.
O pagamento de material/serviço só ocorre após a entrega, mediante nota fiscal e confirmação de recebimento. Em exceções, o interessado pode pagar e solicitar reembolso, que será efetuado após a confirmação da entrega e cumprimento das demais obrigações.
A equipe financeira devolverá, sem pagamento, todas as notas emitidas com informações irregulares.
Inscrições e Participações em Eventos
Os comprovantes são em nome do participante e não precisam constar o número do processo FAPESP.
Envie para a equipe financeira:
- Comprovantes de inscrições;
- Comprovante de pagamento;
- Comprovante de particição no evento;
Passagens Aéreas
Compre ida e volta, classe econômica, com até 1 bagagem padrão despachada;
Envie para a equipe financeira:
Comprovante de compra da passagem, contendo reserva, vôo e valores;
Recibo de reembolso, modelo 1, preenchido e assinado;
Diárias e deslocamentos
Envie para a equipe financeira:
- Documento que comprove a viagem no período (passagens, declaração de afastamento da Instituição, declaração da instituição visitada, etc.).
- Recibo de diárias, conforme abaixo:
Opções para assinatura eletrônica de documentos
- Assinatura Digital do Governo Federal: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/identidade/assinatura-eletronica.
- Na Unicamp, sigad: sigad.unicamp.br/.
- Sistema eletrônico de sua instituição.
Fluxo de atividades para pagamentos em R$
Atores do Processo:
Solicitante: um membro da equipe do projeto, responsável pela aquisição do material / serviço.
Apoio Administrativo: a equipe do NIPE que assessora o projeto.
Executor: O pesquisador responsável.
Descrição das etapas:
Solicitante: Envia solicitação de despesa, por e-mail para o apoio administrativo, com a descrição e documentos;
Apoio: Confere documentos e insere despesa no controle financeiro (Ponto de verificação 1);
Apoio: Solicita liberação de recursos à FAPESP. A partir desta solicitação, os recursos ficam disponíveis ao executor em 2 dias úteis;
Apoio: Agrupa demandas, enviando os pedidos, com as informações da análise financeira ao executor em um cronograma pré-estabelecido (diário / semanal, etc.) e orientações bancárias;
Executor: Avalia Despesa, quanto ao mérito da solicitação (Ponto de verificação 2);
Executor: Realiza o pagamento, com o cartão BB Pesquisa, via site ou aplicativo do Banco do Brasil;
Executor: Envia o comprovante ao apoio administrativo;
Apoio: Salva comprovantes e documentos para prestação de contas;
Apoio: Comunica o solicitante sobre o pagamento;
Apoio: Atualiza o status no controle financeiro, com situação de pagamento efetuado;
Apoio: Insere despesas no sistema SAGE;
Com essas etapas concluídas, as despesas ficam disponíveis para o Processo de Prestação de Contas;
Se, em um dos pontos de verificação, a demanda não for aprovada, ela será devolvida ao solicitante, que poderá efetuar as correções necessárias ou cancelar o pedido.