Execução das despesas e uso dos recursos.
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Índice
Documentos para realização do pagamento
Compras de Materiais e Serviços Nacionais
Opções para assinatura eletrônica de documentos
Fluxo de atividades para pagamentos em R$
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Informações Essenciais
As notas para pagamento devem ser enviados com pelo menos 5 dias úteis de antecedência do vencimento, quando houver. Este prazo visa a conferência da nota, liberação de recursos e realização do pagamento.
Não temos autorização para pagar multas e juros por atrasos, por isso é necessário o envio das notas fiscais com tempo hábil para conferência e pagamento, a fim de evitar protestos ou restrições fiscais à FAPESP e aos executores.
Toda a compra de material ou serviço com valor superior a 10 salários mínimos deve acompanhar 3 orçamentos. Esta exigência se aplica ao valor total pago ao fornecedor.
Para uma contratação, com pagamento em parcelas, deve haver o orçamento sobre o valor total, mesmo que cada nota e parcela seja inferior ao valor acima.
Todas as despesas devem seguir as normas de uso de recurso e prestação de contas da FAPESP. É importante atentar a estas normas antes da realização de cada despesa.
O NIPE fornecerá o apoio administrativo para o pagamento e prestação de contas, mas nossa equipe não possui conhecimento técnico sobre os itens a serem adquiridos. A compra deverá ser realizada pela equipe de pesquisa e aprovada pelo lider da equipe.
Devido às particularidades da nota fiscal, recomendamos evitar compras pela internet. Quando for inevitavel, poderemos fazer o reembolso após a entrega do produto/serviço.
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Documentos para realização do pagamento
Enviar por e-mail:
- Confirmação de Recebimento do material/serviço (no texto do e-mail);
- De qual equipe é a despesa (no texto ou título do e-mail);
- Nota Fiscal;
- Boleto ou dados bancários para pagamento;
- Se for reembolso de despesa, enviar também:
- Comprovante de Pagamento;
- Dados Bancários para reembolso;
- Recibo de Reembolso FAPESP, modelo 1, preenchido e assinado. A FAPESP exige o recibo original na prestação de contas, então é necessário enviar com assinatura eletrônica. A FAPESP não autoriza o reembolso se o recibo original não foi verificado.
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Importação
Para a realização das compras previstas em moeda estrangeira, o pesquisador deve providenciar os documentos para importação e enviar à equipe financeira do projeto. A equipe fará a solicitação no sage e a importação será realizada diretamente pela FAPESP, conforme instruções no link abaixo:
Serão necessárias 3 proformas invoices, contendo todas as informações exigidas pela fapesp no link acima, item 1.4 e o preenchimento do Formulário de autorização de importação, exigido no item 1.3.
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Compras de Materiais e Serviços Nacionais
Todas as compras devem seguir as Normas FAPESP para uso de recursos.
Cabe a cada comprador a seleção de fornecedor, atendendo às orientações do item 2.5 das normas acima.
O fornecedor deve ser cadastrado para emissão de Notas Fiscais eletrônicas, conforme item 2.5 das normas de uso de recursos.
Para as compras/contratações superiores a 10 salários mínimos, deve-se obter previamente pelo menos 3 orçamentos, com descrição detalhada das características do produto ou serviço;
Conforme Portaria FAPESP nº 137/2023, todas as notas fiscais de materiais e serviços devem ser emitidas em nome do Pesquisador Responsável junto à FAPESP, sendo necessário a correta emissão das notas para o pagamento e prestação de contas.
Realize a compra, com condição de pagamento à vista após a entrega do produto. Assim que o receber, encaminhe por e-mail para a equipe administrativa/financeira a nota fiscal e informações de pagamento (boleto, dados bancários, dados de reembolso, etc.)
A equipe financeira devolverá, sem pagamento, todas as notas emitidas com informações irregulares.
Seguindo orientação da fapesp, só haverá o pagamento de material ou serviço já entregue, mediante apresentação da nota fiscal e confirmação de recebimento. Para excessão, o interessado poderá fazer o pagamento e solicitar o reembolso. Este reembolso será pago, após a confirmação da entrega do material ou serviço, mantendo-se todas as demais obrigações.
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Diárias e deslocamentos
a) Utilizadas pelo Outorgado junto à FAPESP: apresentar o Recibo de Diárias/Manutenção para o Outorgado (Modelo 3), ou apresentar os comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano.
b) Utilizadas pelos demais membros do projeto: apresentar o Recibo de Diárias/Manutenção para Pesquisadores Visitantes e Terceiros (Modelo 4) ou apresentar comprovantes fiscais de hospedagem, alimentação e transporte urbano.
c) Em ambos os casos, deve também ser apresentado documento que comprove a realização da viagem no período citado (exemplos: comprovante das passagens utilizadas, comprovante de afastamento da Instituição, declaração da instituição visitada, ou outro documento, em que conste o período e o local do evento/visita).
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Opções para assinatura eletrônica de documentos
- Assinatura Digital do Governo Federal: https://www.gov.br/governodigital/pt-br/identidade/assinatura-eletronica
- Na Unicamp, sigad: sigad.unicamp.br/
- Sistema de eletrônica de sua instituição
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Fluxo de atividades para pagamentos em R$
