Dashboards para Transparência no Acompanhamento Financeiro de Convênios de Pesquisa

Projeto contemplado no Prêmio PAEPE 2024, comissão local dos Centros […]

Projeto contemplado no Prêmio PAEPE 2024, comissão local dos Centros e Núcleos Interdisciplinares.

Autores

Paulo Pinheiro, matrícula 301376, pcpinhei@unicamp.br
Magali Maróstica, matrícula 304438, magalima@unicamp.br

Objetivo

Desenvolvimento de um painel de informações online para acompanhamento dos recursos financeiros de convênios de pesquisa, fornecendo uma ferramenta de planejamento e gestão dos recursos, alocação de recursos em equipes, acompanhamento geral e detalhado de receitas e despesas e gestão transparente dos recursos.
O painel foi desenvolvido para atender às seguintes necessidades:

1) Informar aos membros de uma equipe do convênio o saldo disponível para realização de despesas específicas;
2) Informar a disponibilidade de bolsas para contratação;
3) facilitar a prestação de contas;
4) garantir a segurança e transparência na gestão;
5) atualização diária de saldo financeiro e bolsas disponíveis para toda a equipe envolvida no projeto.

Descrição resumida

O Dashboard é um painel ou relatório gerencial dinâmico que reúne dados para análise, acompanhamento e gestão. A solução proposta é a criação de um dashboard com as informações financeiras do convênio, elaborada no software Google Looker Studio. A tela do dashboard pode ser consultada no Anexo 1.
O painel exibe em uma única página um resumo financeiro do convênio de pesquisa, disponibilizado para o executor e membros da equipe indicados por ele. Em duas páginas adicionais são exibidos:
a) Extrato das receitas e remanejamentos;
b) Extrato de todas as despesas realizadas.
Todas as informações do dashboard podem ser consultadas de forma geral, referente a todo o convênio ou específica, referente a uma equipe ou grupo pré-estabelecido.
A critério do executor do convênio, pode ser configurado o envio periódico das informações por e-mail, acompanhada de uma mensagem de saudação personalizada, como demonstra o Anexo 2.
Os dados do relatório são atualizados diariamente, a partir da atualização de uma planilha eletrônica, que serve como base para acompanhamento (despesas aguardando pagamento, bolsas em contratação, etc.). A solução também inclui o modelo de planilha eletrônica, com dados padronizados e verificações de inconsistências nos lançamentos. O modelo de planilha proposto está disponível no Anexo 3.
Para garantir a integridade e segurança dos dados, o acesso ao dashboard é independente do acesso à planilha de lançamentos, limitando os usuários que possam fazer edições nas informações.
O executor do convênio e todos os membros indicados por ele podem ver no painel a evolução do consumo de recursos e conferir todas as despesas realizadas pela equipe. Durante a conferência é possível reportar dados inconsistentes para correção.
O painel também serve de apoio à equipe financeira, junto do executor, para conferir as despesas e realizar as prestações de contas aos órgãos financiadores, como a FAPESP, com a aplicação de filtro referente a qual compromisso de prestação de contas está sendo atendido, como destacado no Anexo 1, item 4.
O formato pode ser usado para convênios de um ou mais financiadores, com a distinção da origem dos recursos nas categorias de despesas, para convênios de parcela única ou em múltiplas parcelas, com o descritivo das receitas e mantendo toda a flexibilidade financeira, dentro das normas dos respectivos financiadores.
O dashboard pode ser personalizado para exibir dados de necessidades específicas de um convênio, bastando uma base de dados ordenada, assim como incorporar a identidade visual do convênio, como foi aplicado ao convênio do Centro de Engenharia da Plasticultura – CEP, Anexo 4.
Expectativas futuras:
Incorporar a solução nos serviços web da Unicamp.
Automatizar a prestação de contas FAPESP para dados conferidos e aprovados pelo executor.
Inclusão de acompanhamento de atividades e metas.

Resultados

A solução completa inclui:

Dashboard gerencial com acesso aberto aos pesquisadores participantes do convênio;
Planilha eletrônica padronizada para lançamento das receitas e despesas;
Fluxograma de atividades, incorporando a execução de despesas aos procedimentos de atualização dos dados;
Documentação com orientações à equipe administrativa e financeira;
Atualização diária do status financeiro do convênio.

Referente ao atendimento dos objetivos definidos:
1) Informar aos membros da equipe do convênio o saldo disponível para realização de despesas específicas: as informações são disponibilizadas aos membros do convênio automaticamente durante a execução. A configuração padrão do Looker Studio é de atualizar o painel a cada 15 minutos. No Power BI, os testes da equipe apontaram o intervalo mínimo de 1 hora.
2) Informar a disponibilidade de bolsas para contratação: todas as bolsas orçamentárias são inseridas e distribuídas no início do convênio e atualizadas durante a contratação dos bolsistas. Ao inserir uma contratação, o total de bolsas disponíveis é subtraído automaticamente.
3) Facilitar a prestação de contas: o filtro que aponta a prestação de contas, na lista de despesa, permite ao executor e equipe financeira visualizarem todas as despesas a serem inseridas no respectivo sistema do financiador (sage, no caso da FAPESP).
4) Garantir a segurança e transparência na gestão: cada pesquisador com acesso aos dados de sua equipe passa a ser um fiscalizador adicional, podendo apontar possíveis inconsistências ou erros de lançamento. A exibição dos dados trará maior confiabilidade ao processo de gestão financeira dos convênios.

O dashboard foi implantado em janeiro de 2023, em sua primeira versão, usando o Microsoft Power BI. A ferramenta passou a ser utilizada pelos líderes da equipe na gestão de recursos e também na apresentação dos resultados do projeto, integrando a evolução da pesquisa com a evolução financeira do convênio.
A pedido da Braskem, foi elaborada também uma página resumida, para apresentação na empresa do andamento da pesquisa, trazendo ainda mais transparência e confiabilidade no processo.
Este convênio possui receitas anuais, de forma que os dados foram personalizados para tal necessidade. Por diretriz de segurança da empresa parceira, o dashboard para este convênio foi elaborado e compartilhado usando integralmente as plataformas da Microsoft.
Em julho de 2024, o NIPE teve dois novos convênios de Centro de Desenvolvimento aprovados pela FAPESP. Foram elaborados painéis para acompanhamento de cada novo projeto, desta vez utilizando o software Google Looker Studio.

Adequações às regras de negócio

Para o convênio da Plasticultura, os recursos recebidos da FAPESP e da empresa privada seguem normas distintas para uso. Foi necessário apresentar às equipes orientações específicas para cada origem dos recursos. O dashboard apresenta as rubricas disponíveis em cada origem.
Para evitar perda de informações, foi estipulado também que o manejo de recursos e despesas será tratado exclusivamente por e-mail criado para o convênio, com o envio de notas fiscais e outros documentos obrigatórios, permanecendo os demais canais de atendimento para dúvidas e orientações. Esta prática centralizou as informações para a administração da equipe financeira do convênio e recomenda-se que métodos semelhantes sejam adotados na gestão dos convênios da Universidade.

Data da implantação

01/02/2023

O Projeto ainda é executado?

[X] Sim [ ]Não

Abrangência

O projeto foi bem recebido pelos representantes da empresa Braskem, parceira no convênio do Centro de Engenharia da Plasticultura, que adotou o dashboard para apresentação interna sobre o desenvolvimento da pesquisa.
Até agosto/2024, a solução foi implementada em 3 convênios do NIPE (Centro de Engenharia da Plasticultura – CEP, Centro Paulista de Inovação em Serviços de Iluminação Pública – CePISIP e Centro Paulista de Estudos em Biogás e Bioprodutos – CP2B), estando pronta para uso em qualquer convênio novo ou já em execução, pois integra as informações administrativas para os pesquisadores responsáveis.
O Dashboard atendeu aos 3 coordenadores e aproximadamente 120 pesquisadores nos projetos citados acima, com boa aceitação das equipes. No projeto da Plasticultura, o dashboard é um item obrigatório na apresentação periódica dos resultados de cada equipe de pesquisa ao Conselho Científico do convênio.
O dashboard tornou-se indispensável em especial aos projetos FAPESP, devido à forma de liberação de recursos por esta fundação, em cartão bancário ao executor e prestação de contas em sistema próprio, permitindo a atualização em tempo real aos envolvidos.
Com pouca personalização, é também possível integrar em um único dashboard dados de múltiplos convênios, para uma exibição mais integrada da unidade.

Eficácia

Antes da implementação do painel, a equipe não tinha acesso em tempo real às despesas e receitas do projeto. Era necessário entrar em contato com o responsável financeiro da equipe que ainda iria verificar os relatórios para obter essa informação, ou seja, a informação financeira era morosa.
Como a informação era baseada no momento da consulta, ocorria não raras vezes de o líder de uma equipe ter em mãos um saldo desatualizado, pois novos débitos, referentes às novas despesas, poderiam ter sido contabilizados/lançados na conta do convênio, logo após aquela consulta.
Após a implementação, o coordenador do convênio e os pesquisadores podem acessar a página do dashboard a qualquer momento e verificar as informações atualizadas em tempo real, além de questioná-las, caso haja alguma divergência. Cada leitor do painel se torna um fiscal adicional para o consumo das despesas, aumentando a integridade da gestão e consumo de recursos.
Conforme relato da Profa. Dra. Telma Teixeira Franco, Anexo 7, equipe procurou uma solução que atendeu à necessidade de controle e compartilhamento das informações financeiras do convênio, com a disponibilidade do Dashboard, como uma importante ferramenta para o gerenciamento pelos Coordenadores do Convênio.

Replicabilidade

A solução deste projeto pode ser replicada para qualquer convênio e qualquer gestão financeira, mantendo transparência e confiabilidade.
A dashboard foi apresentada em reunião aos pesquisadores do convênio do Centro Paulista de Inovação em Serviços de Iluminação Pública – CePISIP e a equipe administrativa do NIPE recebeu cumprimentos pela solução e pedido de orientações sobre implantação de solução semelhante no Centro Paulista de Estudos da Transição Energética – CPTEn, Anexo 8, demonstrando que há demanda para implantação de sistemas semelhantes em outras áreas da Universidade.
Para capacitar a implantação em outras unidades/órgãos, são necessárias quatro etapas:

Copiar o modelo da tabela de dados para o novo local e proprietários.
Copiar o modelo do dashboard.
Associar o novo dashboard à nova tabela.
Personalizar com necessidades específicas.

O software Looker Studio também incorpora outras fontes de dados, como bancos de dados SQL, podendo ser utilizado também para mais indicadores e soluções web, como feito com os sistemas RAD/RADEP e SGP.
Todos os servidores envolvidos na implantação e uso da dashboard devem possuir conhecimento no uso de planilhas eletrônicas (excel, planilhas do google e semelhantes).
Os servidores responsáveis pela implementação do Dashboard deverão conhecer o software Google Looker Studio, para associar os dados e personalizar o relatório, assim como noções de Inteligência de Negócios (Business Inteligence – BI) e Análise de Dados. Em 2024, o curso do Looker Studio é oferecido pela Educorp, sendo necessária a expansão do público alvo para atender as Unidades que desejam implantar o Dashboard em seus convênios.

Dimensão

O projeto foi implementado em sua totalidade, com oportunidades de expansão. A solução é relativamente enxuta, diante da complexidade de um convênio que envolve a universidade, fundação, empresas privadas, etc., havendo necessidades de atender às normas de cada entidade participante do convênio.

Etapas de execução

Levantamento de requisitos: foram listadas as informações comumente solicitadas pelas equipes de pesquisa:

1) Qual o prazo do convênio;
2) Qual o saldo disponível por rubrica;
3) Quais bolsas estão disponíveis para contratação;
4) Como está a situação do pagamento de despesas enviadas;
5) Quem são os bolsistas contratados e quais os prazos;
6) Qual disponibilidade de reserva técnica, benefícios complementares e rendimentos financeiros.

Buscas de referências em dashboards financeiras, que possibilitem a transparência e disponibilização de informações para um grupo grande de pesquisadores, mas que também garantam o sigilo e controle de acesso a informações sensíveis.
Verificação de requisitos, onde foi observado sobre a necessidade de adequação nos modelos de tabelas (linha 1 sempre com o título da coluna e todas as informações nas linhas seguintes).
Realização de testes com outros indicadores do NIPE (convênios ativos, geração de energia fotovoltaica).
Preparação da planilha para lançamento dos dados. A planilha foi alimentada com os dados programados do convênio da plasticultura, distribuindo e identificando os recursos de duas fontes em suas respectivas aplicações planejadas, Anexo 5.
Desenvolvimento do dashboard em Power BI e testes com lançamentos de dados e atualização.
Apresentação do painel aos executores do convênio. Após sua aprovação foi realizada uma apresentação com o grupo de pesquisa e realizadas reuniões com cada equipe do projeto, esclarecendo dúvidas e colhendo feedbacks.
Realização de adequações, ajustes no layout do painel e inclusão de telas personalizadas, a pedido do projeto da Plasticultura (cronograma, resumo com rubricas agrupadas). Desenvolvimento do Fluxograma de atividades para execução de despesas, Anexo 6.
Avaliação dos resultados, observando disponibilidade das informações, facilidade de acesso, adesão pelas equipes de pesquisa. Foi observado que alguns pesquisadores externos apresentaram dificuldade de acesso à plataforma Teams, por conflito de de logins e acessos liberados anteriormente em sua instituição. Para estes casos, foi realizada consultoria individual sobre o uso do Teams e acesso ao Dashboard e demais documentos e conteúdos do convênio. O Anexo 2, item 1 exibe a disponibilidade do painel no Teams. Com a aprovação pela FAPESP dos novos centros de Desenvolvimento, o Centro Paulista de Estudos em Biogás e Bioprodutos – CP2B e o Centro Paulista de Inovação em Serviços de Iluminação Pública – CePISIP, foram disponibilizadas as soluções do uso de dashboard para os dois convênios (planilha, painel, fluxograma e instruções), que iniciam suas atividades já com o dashboard implantado.

Integração

O Projeto foi inicialmente desenvolvido dentro das necessidades do convênio do Centro de Engenharia da Plasticultura – CEP, pelos funcionários administrativos vinculados ao convênio.
A mesma equipe também elaborou o modelo atualizado, a ser utilizado na gestão financeira dos novos Centros de Ciência para o Desenvolvimento aprovados pela FAPESP, em julho de 2024.
Com a aplicação desta solução, os executores do convênio e os coordenadores das equipes dos convênios possuem uma ferramenta para tomadas de decisões que envolvam o uso de recursos financeiros.
O sistema permite uma integração dinâmica entre as equipes científicas e administrativas, para conferência e fiscalização das informações prestadas, tornando o processo mais transparente e sem “surpresas” na execução das despesas.

Redução de custo

O painel foi desenvolvido inicialmente usando o software Microsoft Power BI, para adequar à regra de negócio do convênio. Posteriormente foi elaborada uma nova versão usando a plataforma online Google Looker Studio.
A ferramenta Microsoft Power BI possui um custo anual por usuário, de R$ 90, e foram adquiridas 20 licenças para a Plasticultura, totalizando R$ 1.800,00/ano, no período de 5 anos de execução do convênio.
Com a adoção da plataforma Looker Studio, não há necessidade de pagamentos, uma vez que esta plataforma já está inclusa no pacote Google Cloud da Universidade. As Unidades que decidirem usar esta solução não terão o custo aplicado inicialmente pelo NIPE.

Redução do tempo (Descrição, valor ou porcentagem de tempo otimizado após a implantação do projeto.)

O tempo foi reduzido drasticamente, pois depois de pronto, é preciso somente informar em uma das planilhas as receitas e despesas, sendo que, a partir desta etapa, os dados desta planilha são enviados para as outras abas do projeto (bolsas, compras, diárias, serviços de terceiros, etc).
Em experiências de projetos anteriores, as informações aos pesquisadores chegavam defasadas em mais de uma semana, enquanto que os procedimentos com a nova solução fornecem informações atualizadas em um intervalo de minutos, automaticamente.
O Looker Studio possui atualização automática dos dados, permitindo aos pesquisadores o acesso à informação de forma consistente. O sistema também possui a opção de programar o envio rotineiro do relatório, já com os filtros, para cada equipe de pesquisa, a escolha do cliente, facilitando ainda mais o uso pelos pesquisadores e o acesso.

Anexos

Anexo 1 – Dashboard FInanceiro, elaborado no Google Looker Studio

O Dashboard está disponível para teste pelo link https://bit.ly/DashboardNIPEConvenios
Para acessar, é necessário logar com a conta @unicamp.br

1. Tela Principal – Resumo

Reune saldo disponível, vigência do convênio, resumo de receitas e despesas em Reais e em Dólar, bolsas contratadas e disponíveis. Todos os dados podem ser vistos de forma geral ou por equipe selecionada no filtro.